Datenschutz · Vorlage

Datenschutzerklärung.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website schwan-media.de. Maßgebliche Rechtsgrundlagen sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

1. Verantwortlicher

Schwan Media
Inhaber: Nico Schwan
Hauptstraße 360
51143 Köln · Deutschland
E-Mail: nico@schwan-media.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website, zur Beantwortung Ihrer Anfragen oder zur Erbringung der gewünschten Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen), lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) und – soweit eine Einwilligung erteilt wurde – lit. a DSGVO.

3. Hosting & Server-Logfiles

Diese Website wird bei der STRATO AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin gehostet. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten an den Server übermittelt und in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Browser-Typ, Betriebssystem, Referrer). Diese Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung des stabilen Betriebs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit der STRATO AG besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Server-Logfiles werden durch STRATO im Rahmen des STRATO-Webhosting-Pakets verarbeitet und nach kurzen Zeiträumen automatisch gelöscht.

Hinweis zu Schwan Care: Bei Buchung von Schwan Care erfolgt das Website-Hosting über die Schwan-Media-Infrastruktur (ebenfalls bei STRATO in Deutschland/EU). Domain- und SSL-Betreuung übernimmt Schwan Media. Ohne Schwan Care liegt die Hosting-Verantwortung beim Kunden.

3a. Projekt Setup & Datei-Upload (submit-project.php)

Das Projekt-Setup-Formular sendet Ihre Angaben über den eigenen PHP-Endpunkt submit-project.php auf demselben STRATO-Server an die E-Mail-Adresse nico@schwan-media.de. Hochgeladene Dateien (zulässige Typen: PDF, JPG/JPEG, PNG, WEBP, ZIP, DOC/DOCX) werden im Verzeichnis /uploads/ auf dem STRATO-Webspace abgelegt. Dieses Verzeichnis ist durch eine eigene Apache-Konfiguration vor öffentlichem Web-Zugriff geschützt — die Dateien sind nicht über öffentliche URLs abrufbar und ausschließlich für Schwan Media über den Server-Zugang einsehbar. Daten und Dateien werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Projektanfrage gespeichert und nach Abschluss bzw. nach Widerruf gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen). Eine Übermittlung an Dritte oder an Google Analytics findet nicht statt.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlussfragen gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

5. Projekt Setup Formular

Wenn Sie unser Projekt Setup Formular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben (Unternehmen, Kontaktdaten, Projektziele, gewünschte Funktionen, Stilangaben, SEO-Angaben, Budget & Zeitplan, ggf. Markenfarben/HEX-Codes) zum Zweck der Angebotserstellung und der Projektaufnahme. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Lokale Zwischenspeicherung im Browser: Solange Sie das Formular ausfüllen, werden Ihre Eingaben ausschließlich im LocalStorage Ihres Browsers gespeichert. Diese Daten verlassen Ihren Computer nicht, bevor Sie das Formular aktiv absenden. Beim Absenden werden die Angaben über einen konfigurierten Form-Endpunkt (z. B. Formspree, Netlify Forms, EmailJS oder ein eigenes Backend) an Schwan Media übermittelt.

Datei-Upload und Upload-Links: Optional können Sie im Projekt Setup Dateien (Logo, Bilder, PDFs, Brandbook etc.) direkt hochladen oder einen Upload-Link auf einen Cloud-Dienst (z. B. Google Drive, Dropbox, WeTransfer, OneDrive, iCloud, SwissTransfer) hinterlegen. Bitte laden oder verlinken Sie nur Dateien, für die Sie die erforderlichen Nutzungsrechte besitzen. Die Verarbeitung erfolgt über den eigenen PHP-Endpunkt submit-project.php auf dem STRATO-Webspace. Es wird kein externer Formularanbieter eingesetzt. Hochgeladene Dateien werden in einem nicht-öffentlichen Verzeichnis auf dem STRATO-Server gespeichert (geschützt durch eigene Apache-Konfiguration), sind ausschließlich für Schwan Media über den FTP-/Server-Zugang abrufbar und werden nach Bearbeitung der Anfrage bzw. nach Widerruf gelöscht. Bei Nutzung externer Upload-Links gelten zusätzlich die Datenschutzbedingungen des jeweiligen Cloud-Dienstes.

6. Cookies & Consent Management

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Speicher-Mechanismen (LocalStorage) für das gewählte Farbschema und den Projekt-Setup-Fortschritt. Diese sind nach § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung zulässig.

Optional, nur nach aktiver Einwilligung, kann Google Analytics 4 geladen werden (siehe Abschnitt 7). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Footer-Link „Cookie-Einstellungen" widerrufen oder anpassen.

7. Einwilligungsbasierte Webanalyse: Google Analytics 4

Diese Website nutzt – ausschließlich nach Ihrer aktiven Einwilligung – den Webanalysedienst Google Analytics 4 (GA4, Measurement-ID: G-91GF3W9DDJ) der Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Wir setzen den Google Consent Mode v2 ein. Bevor Sie eingewilligt haben, werden keine Analyse- oder Werbecookies gesetzt und keine Daten an Google übertragen.

  • Verarbeitete Daten: IP-Adresse (gekürzt verarbeitet), Geräte- und Browser-Informationen, ungefähre Region, Seitenaufrufe, Verweildauer und Klicks. Es werden ausschließlich aggregierte Daten erhoben.
  • Zweck: einwilligungsbasierte, aggregierte Reichweitenmessung und Verbesserung des Angebots.
  • Rechtsgrundlage: Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
  • Speicherdauer: standardmäßig bis zu 14 Monate; einstellbar in den GA4-Property-Einstellungen.
  • Keine personenbezogenen Daten aus Formularen: Inhalte des Projekt Setups (Name, E-Mail, Telefonnummer, Firmenname, Freitexte etc.) werden nicht an Google Analytics übertragen.
  • Drittlandübermittlung: Eine Übermittlung in die USA ist möglich. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; Schutzmaßnahmen werden auf dieser Grundlage gewährt.
  • Marketing-/Werbe-Consent (ad_storage, ad_user_data, ad_personalization) bleibt dauerhaft denied, solange Schwan Media keine Google Ads oder Remarketing-Funktionen nutzt.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über den Footer-Link „Cookie-Einstellungen" zurückziehen oder anpassen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

8. Lokal gehostete Schriftarten

Diese Website lädt Schriftarten ausschließlich vom eigenen Server. Es findet keine Übertragung an Google Fonts oder andere externe CDN-Dienste statt.

9. Empfänger / Auftragsverarbeitung

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger weitergegeben, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z. B. Hosting-Anbieter), gesetzlich zulässig oder mit Ihrer Einwilligung. Mit Auftragsverarbeitern werden Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorsehen (z. B. handels- und steuerrechtliche Pflichten von 6–10 Jahren).

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Anfragen richten Sie an die oben genannte E-Mail-Adresse.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren — insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Zuständig in NRW ist u. a. die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

13. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Stand: Mai 2026. Wir behalten uns vor, diese Erklärung anzupassen, falls sich rechtliche Vorgaben oder technische Gegebenheiten ändern.

Hinweis: Diese Datenschutzerklärung ist eine strukturierte Vorlage und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bitte vor Veröffentlichung mit den real eingesetzten Tools (Hosting-Anbieter, Mail-Provider, Analytics, Newsletter, Buchungstools etc.) ergänzen und durch einen Datenschutz-Generator oder einen Anwalt prüfen lassen.